Ce servicii include administrarea unei clădiri de birouri? Ghid facility management
Administrarea unei clădiri de birouri presupune coordonarea tuturor serviciilor necesare pentru ca spațiul să funcționeze corect, să fie sigur, curat și confortabil pentru angajați, clienți, chiriași și vizitatori. Într-o clădire office, activitatea de facility management nu se limitează la mentenanța tehnică, ci include curățenia, gestionarea consumabilelor, organizarea accesului, relația cu furnizorii, întreținerea spațiilor comune și monitorizarea instalațiilor.
Pentru un administrator, office manager, head of office sau facility manager, obiectivul principal este menținerea unui standard constant de funcționare, indiferent de numărul de persoane, numărul de metri pătrați sau tipul companiilor care își desfășoară activitatea în spațiul respectiv.
Administrarea unei clădiri de birouri poate fi realizată intern sau prin furnizori specializați în facility management, property management și building management. Complexitatea serviciilor depinde de dimensiunea proprietății, tipul de spațiu de birouri, programul de lucru, dotările tehnice și nivelul de servicii dorit.
Ce înseamnă administrarea unei clădiri de birouri
Administrarea unei clădiri de birouri reprezintă coordonarea activităților tehnice, operaționale și de întreținere necesare pentru funcționarea zilnică a proprietății.
În funcție de tipul clădirii, serviciile pot include:
- curățenie profesională și curățenie generală;
- mentenanță tehnică;
- verificarea instalațiilor electrice;
- verificarea instalațiilor sanitare;
- gestionarea accesului;
- întreținerea spațiilor comune;
- gestionarea consumabilelor;
- managementul deșeurilor;
- relația și contractele cu furnizorii;
- intervenții și reparații;
- asistență tehnică;
- monitorizarea calității serviciilor;
- gestionarea solicitărilor chiriașilor;
- întreținerea
- echipamentelor tehnice;
- optimizarea costurilor operaționale.
Sistemul de management trebuie adaptat caracteristicilor clădirii și activităților zilnice desfășurate în interior. O clădire de clasă A, de exemplu, poate avea cerințe diferite față de un sediu de dimensiuni reduse, o clădire rezidențială sau un spațiu comercial.
Facility management, property management și building management
În administrarea proprietăților sunt utilizați frecvent termenii facility management, property management și building management. Deși există zone de suprapunere, aceștia nu descriu exact aceleași responsabilități.
Facility management se concentrează în principal pe funcționarea zilnică a clădirii și pe serviciile necesare utilizatorilor. Aici intră curățenia, mentenanța, accesul, consumabilele și serviciile de întreținere.
Property management poate include o componentă mai largă de administrare a proprietății, relația cu chiriașii, contractele, bugetele, spațiile disponibile și coordonarea furnizorilor.
Building management urmărește managementul clădirii și coordonarea operațiunilor necesare pentru buna funcționare a acesteia.
În practică, aceste activități pot funcționa împreună, în special pentru clădiri de birouri mari, sedii centrale și proprietăți cu mai mulți chiriași.
Clasificarea clădirilor de birouri
Clasificarea clădirilor de birouri este utilizată frecvent pe piața imobiliară pentru a diferenția proprietățile în funcție de localizare, dotări, eficiență, calitatea spațiilor și serviciile disponibile. Criteriile de clasificare pot varia în funcție de piață și nu trebuie interpretate ca un standard unic aplicabil tuturor clădirilor.
În mod uzual se discută despre trei clase principale de birouri: clasa A, clasa B și clasa C.
Birouri clasa A
Birourile clasa A sunt asociate de regulă cu proprietăți moderne, poziționate bine și dotate cu tehnologii moderne, sisteme tehnice performante și servicii de administrare dezvoltate.
Clădirile din clasa A pot avea:
- spații comune de calitate;
- recepție și control al accesului;
- sisteme moderne HVAC;
- eficiență energetică ridicată;
- lifturi moderne;
- parcări și facilități suplimentare;
- săli de conferințe;
- servicii profesionale de facility management;
- certificate de calitate sau certificări relevante pentru clădire.
Birouri clasa B
Clădirile încadrate în clasa B pot oferi spații de birouri bine întreținute și funcționale, dar cu dotări, poziționare sau specificații tehnice diferite de proprietățile premium.
Unele clădiri pot fi construite recent, iar altele pot fi proprietăți mai vechi modernizate și adaptate cerințelor actuale.
Birouri clasa C
Birourile clasa C pot avea dotări mai simple sau pot fi amplasate în zone secundare. Acest lucru nu înseamnă că administrarea sau curățenia pot fi neglijate. Orice spațiu de birouri utilizat zilnic trebuie întreținut corespunzător.
Care sunt criteriile principale pentru clasificarea unei clădiri
Criteriile principale pot include, în funcție de sistemul de clasificare utilizat:
- localizarea proprietății;
accesibilitatea; - anul construcției sau modernizării;
- calitatea finisajelor;
- tehnologiile moderne integrate;
- eficiența energetică;
- instalațiile electrice și sanitare;
- sistemele de ventilație și climatizare;
- numărul de metri pătrați disponibili;
- configurația spațiilor de birouri;
- serviciile disponibile chiriașilor;
- parcările și facilitățile;
- calitatea administrării.
O clădire nu se încadrează în clasă doar printr-un singur criteriu. Evaluarea trebuie făcută pe baza mai multor caracteristici ale proprietății.
Localizarea și accesul la clădire
Poziția poate conta în evaluarea unui spațiu office. Proprietățile din centrul orașului sau din zone de business bine conectate pot avea avantaje în ceea ce privește accesul angajaților, transportul public și proximitatea serviciilor.
În cazul birourilor de închiriat, companiile analizează frecvent:
- accesul la transport public;
- parcarea;
căile de acces; - proximitatea față de servicii;
- timpul de deplasare al angajaților;
- facilitățile disponibile în clădire.
Curățenia și igienizarea clădirii
Curățenia este una dintre cele mai vizibile componente ale administrării unei clădiri de birouri. Recepția, holurile, lifturile, grupurile sanitare, bucătăriile office, sălile de conferințe și spațiile comune sunt utilizate zilnic și necesită întreținere constantă.
Serviciile de curățenie pot include:
- curățenia spațiilor de birouri;
- întreținerea recepțiilor și holurilor;
- igienizarea grupurilor sanitare;
- curățarea obiectelor sanitare;
- curățarea lifturilor;
- aspirarea mochetelor;
- spălarea mochetelor și covoarelor;
- spălarea pardoselilor;
- curățarea geamurilor și ușilor;
- golirea coșurilor de gunoi;
- înlocuirea sacilor menajeri;
- curățarea bucătăriilor office;
- întreținerea suprafețelor vitrate;
- curățenia generală periodică;
- dezinsecție și dezinfecție atunci când este necesar.
În clădirile cu trafic intens, serviciile de curățenie birouri pot fi necesare zilnic, iar anumite zone pot necesita verificări suplimentare pe parcursul programului.
Curățenia generală într-o clădire de birouri
Curățenia generală completează întreținerea zilnică și permite intervenții mai detaliate asupra zonelor care nu sunt curățate în profunzime la fiecare vizită.
O curățenie generală poate include:
- curățarea detaliată a mobilierului;
- spălarea mochetelor și covoarelor;
- curățarea tapițeriilor;
- spălarea geamurilor și ușilor;
- curățarea corpurilor de iluminat accesibile;
- curățarea plintelor;
- curățarea zonelor greu accesibile;
- igienizarea în profunzime a grupurilor sanitare;
- curățarea bucătăriilor;
- întreținerea pardoselilor.
Frecvența pentru curățenia generală trebuie stabilită în funcție de trafic, tipul suprafețelor și modul în care este utilizată clădirea.
Rolul curățeniei profesionale în facility management
Curățenia profesională nu este doar o activitate estetică. Aceasta influențează modul în care clădirea este percepută de angajați, clienți și vizitatori și contribuie la funcționarea activităților zilnice.
Un program de curățenie pentru o clădire de birouri trebuie să stabilească:
- zonele incluse;
- frecvența intervențiilor;
- intervalele de lucru;
- numărul de persoane necesare;
- responsabilitățile echipei;
- operațiunile zilnice și periodice;
- produsele și echipamentele utilizate;
- modul de verificare a calității.
Serviciile pot fi realizate înainte de program, în timpul zilei sau după încheierea activității companiilor din clădire.
Mentenanța instalațiilor electrice
Curățenia office prin abonament este potrivită pentru companiile care folosesc zilnic spații de lucru, săli de ședință, recepții, bucătării comune și zone de relaxare. Aceste zone au nevoie de întreținere constantă pentru a rămâne curate și funcționale.
Un abonament pentru curățenie office poate include atât intervenții zilnice, cât și servicii periodice precum curățare mochete, curățare canapele, spălarea geamurilor sau curățenie generală.
Serviciile pot fi organizate în timpul programului, dimineața devreme, seara sau în afara orelor de lucru, astfel încât activitatea companiei să nu fie întreruptă.
Abonament lunar sau intervenții punctuale?
Instalațiile electrice reprezintă una dintre componentele tehnice esențiale ale unei clădiri de birouri.
În funcție de proprietate, mentenanța poate urmări:
- tablourile electrice;
- circuitele;
- iluminatul;
- corpurile de iluminat;
- sistemele de siguranță;
- sursele de alimentare pentru echipamente;
- eventualele sisteme de backup.
Verificarea instalațiilor electrice trebuie realizată de personal autorizat și conform cerințelor aplicabile.
Instalațiile sanitare
Instalațiile sanitare trebuie monitorizate pentru a preveni scurgerile, defecțiunile și întreruperile care pot afecta activitatea chiriașilor.
Administrarea poate include verificarea:
- conductelor;
- chiuvetelor;
- bateriilor;
- obiectelor sanitare;
- rezervoarelor;
- scurgerilor;
- alimentării cu apă.
Problemele identificate trebuie direcționate rapid către furnizorul tehnic responsabil.
Mentenanța și echipamentele tehnice
Administrarea unei clădiri office include întreținerea echipamentelor tehnice și a instalațiilor necesare pentru funcționarea proprietății.
Serviciile pot include:
- verificarea instalațiilor electrice;
- verificarea instalațiilor sanitare;
- întreținerea sistemului de ventilație;
- verificarea sistemelor de aer condiționat;
- mentenanța lifturilor;
- monitorizarea echipamentelor tehnice;
- intervenții și reparații;
- asistență tehnică la fața locului.
Mentenanța preventivă urmărește reducerea riscului de defecțiuni, în timp ce intervențiile reactive sunt realizate atunci când problema a apărut deja.
Calitatea aerului, confortul și starea de sănătate
Calitatea aerului interior, temperatura, ventilația și nivelul de confort pot influența experiența persoanelor care utilizează zilnic spațiul de birouri.
Sistemele HVAC trebuie întreținute corespunzător, iar administratorul poate monitoriza funcționarea acestora în raport cu cerințele clădirii.
Un mediu interior bine administrat poate contribui la confortul ocupanților și la menținerea unor condiții adecvate pentru activitatea de birou. Aspectele medicale legate de starea de sănătate trebuie însă evaluate de specialiști și nu pot fi deduse exclusiv din administrarea clădirii.
Eficiența energetică a clădirii
Eficiența energetică a devenit un criteriu important pentru administrarea proprietăților moderne și poate influența atât costurile operaționale, cât și atractivitatea clădirii.
Pot fi urmărite:
- consumul de electricitate;
- consumul sistemelor HVAC;
- iluminatul;
- funcționarea echipamentelor;
- utilizarea tehnologiilor moderne de monitorizare;
- programarea instalațiilor în funcție de ocupare.
Optimizarea costurilor nu trebuie realizată prin reducerea arbitrară a serviciilor, ci prin monitorizare, mentenanță preventivă și utilizarea eficientă a resurselor.
Săli de conferințe și spații de întâlnire
Sălile de conferințe și meeting rooms fac parte din multe clădiri moderne de birouri și pot avea un nivel de utilizare foarte diferit de la o zi la alta.
Administrarea poate include:
- curățenia;
- verificarea mobilierului;
- verificarea corpurilor de iluminat;
controlul temperaturii; - verificarea sistemelor audio-video;
- pregătirea spațiului pentru rezervări;
- gestionarea eventualelor probleme tehnice.
Gestionarea spațiilor comune
Spațiile comune influențează direct experiența utilizatorilor unei clădiri de birouri. Acestea pot include recepții, holuri, lifturi, scări, bucătării, săli de conferințe și zone de relaxare.
Administrarea spațiilor comune poate presupune:
- menținerea curățeniei;
- verificarea iluminatului;
- gestionarea consumabilelor;
- întreținerea mobilierului;
- gestionarea defecțiunilor;
- verificarea zonelor cu trafic intens;
- menținerea căilor de acces libere și curate.
Lifturi și scări rulante
Unele proprietăți mari, în special clădiri multifuncționale și centre comerciale, pot include lifturi și scări rulante.
Aceste echipamente necesită mentenanță tehnică specializată și verificări periodice. Curățenia poate include suprafețele accesibile, balustradele, zonele de acces și împrejurimile echipamentelor.
Scările rulante nu sunt o dotare obișnuită pentru orice clădire de birouri, dar pot exista în proiecte mixed-use sau proprietăți cu trafic foarte mare.
Centre comerciale, clădiri rezidențiale și alte tipuri de proprietăți
Principiile de facility management nu se aplică exclusiv clădirilor office. Furnizorii pot administra și centre comerciale, clădiri rezidențiale, clădiri înalte sau proprietăți cu funcțiuni mixte.
Cerințele diferă însă semnificativ în funcție de utilizare. Un centru comercial poate avea scări rulante, vitrine, parcări și trafic public intens, în timp ce o clădire rezidențială are alte priorități operaționale.
Serviciile trebuie adaptate tipului proprietății și activităților zilnice.
Gestionarea consumabilelor
Consumabilele reprezintă o componentă importantă a funcționării zilnice a clădirii.
Administrarea poate include:
- hârtie igienică;
- săpun lichid;
- prosoape de hârtie;
- saci menajeri;
- consumabile pentru bucătării;
- produse de curățenie.
Monitorizarea consumului și stabilirea unui stoc minim reduc riscul ca produsele necesare să lipsească în timpul programului.
Managementul deșeurilor
Administrarea unei clădiri presupune și organizarea colectării și evacuării deșeurilor.
În funcție de companiile care își desfășoară activitatea în clădire, pot exista fluxuri diferite pentru:
- deșeuri menajere;
- hârtie;
- carton;
- ambalaje;
- materiale reciclabile.
Echipa de curățenie poate avea un rol important în colectarea internă și transferul deșeurilor către punctele stabilite.
Gestionarea accesului și securității
Administrarea clădirii poate include coordonarea accesului pentru angajați, clienți, vizitatori, furnizori și echipe tehnice.
Pot exista:
- carduri de acces;
- recepție;
- registru de vizitatori;
- proceduri pentru furnizori;
- acces în afara programului;
- reguli pentru intervențiile tehnice;
- reguli pentru echipele de curățenie.
Relația și contractele cu furnizorii
Managementul unei clădiri presupune deseori colaborarea cu mai mulți furnizori specializați.
Aceștia pot furniza:
- servicii de curățenie;
- mentenanță;
- securitate;
- consumabile;
- servicii HVAC;
- servicii pentru instalații;
- alte activități tehnice.
Pentru fiecare furnizor este recomandat să existe criterii clare de performanță și, acolo unde sunt relevante, certificate de calitate sau documente care demonstrează capacitatea de a furniza serviciul solicitat.
Certificate de calitate și documentație
În anumite contracte, beneficiarul poate solicita certificate de calitate, proceduri, autorizații sau alte documente relevante pentru tipul de serviciu prestat.
Documentele necesare diferă în funcție de domeniu și nu trebuie presupus că aceeași certificare este obligatorie pentru orice furnizor.
Administratorul trebuie să verifice documentația în funcție de cerințele contractuale și legale aplicabile.
Controlul calității serviciilor de facility management
Serviciile trebuie monitorizate periodic pentru a verifica respectarea standardelor stabilite.
Un sistem de control poate include:
- checklisturi periodice;
- rapoarte de intervenție;
- sesizări din partea utilizatorilor;
- verificări la fața locului;
- evaluarea furnizorilor;
- monitorizarea problemelor recurente;
- urmărirea costurilor.
Servicii pentru sediul central și clădiri corporate
Un sediu central sau o clădire corporate poate avea cerințe mai complexe decât un spațiu de birouri de dimensiuni reduse.
Într-un sediu central pot fi necesare:
- echipe permanente sau recurente;
- curățenie în timpul programului;
- personal după program;
- coordonare cu recepția și securitatea;
- mentenanță tehnică;
- întreținerea spațiilor comune;
- servicii pentru săli de conferințe;
- intervenții periodice pentru mochete și geamuri.
Numărul de persoane din echipa de facility management trebuie stabilit în funcție de numărul de metri pătrați, traficul clădirii și activitățile necesare.
Facilități suplimentare în clădirile moderne
Clădirile construite recent pot include facilități suplimentare precum:
- săli de conferințe;
- săli de fitness;
- spații verzi;
- terase;
- parcări pentru biciclete;
- zone de relaxare;
- spații comerciale la parter.
Fiecare facilitate poate necesita propriul program de curățenie, mentenanță și verificare tehnică.
Facility management și eficiența costurilor
Optimizarea costurilor este una dintre componentele importante ale administrării unei proprietăți, dar trebuie făcută fără compromiterea funcționării clădirii.
Pot fi analizate:
- costurile furnizorilor;
- consumul de energie;
- consumul de apă;
- frecvența intervențiilor;
- costurile de mentenanță;
- problemele recurente;
- necesarul real de personal.
Mentenanța preventivă și utilizarea tehnologiilor moderne pot reduce anumite costuri pe termen lung.
Ce servicii de curățenie pot fi externalizate
Majoritatea serviciilor de curățenie pentru un spațiu de birouri pot fi externalizate unei firme specializate.
Acestea pot include:
- curățenie de întreținere;
- curățenie zilnică;
- curățenie generală;
- spălarea mochetelor și covoarelor;
- curățare tapițerii;
- curățare canapele;
- spălarea geamurilor;
- curățenie după constructor;
- intervenții după evenimente;
- întreținerea spațiilor comune.
Cum se verifică serviciile de curățenie într-o clădire office
Un checklist simplu poate ajuta facility managerul să urmărească principalele zone ale clădirii.
Verificarea poate include:
- recepția și intrarea principală;
- holurile;
- lifturile;
- spațiile de birouri;
- grupurile sanitare;
- obiectele sanitare;
- bucătăriile office;
- sălile de ședință;
- sălile de conferințe;
- pardoselile;
- mochetele;
- geamurile și ușile;
- coșurile și zonele de colectare.
Administrarea clădirilor de birouri în București
În București, clădirile de birouri pot avea trafic ridicat, programe extinse și un număr mare de utilizatori. Din acest motiv, serviciile de facility management trebuie adaptate ritmului fiecărei proprietăți.
Un spațiu de birouri aflat în centrul orașului poate avea cerințe diferite de acces, trafic și logistică față de o clădire situată într-o zonă periferică.
Serviciile de curățenie birouri București pot fi organizate dimineața, în timpul zilei sau după program, în funcție de acces și gradul de ocupare.
Checklist pentru administrarea unei clădiri de birouri
Un checklist operațional poate include:
- verificarea curățeniei în spațiile comune;
- verificarea curățeniei generale periodice;
- verificarea grupurilor sanitare;
- monitorizarea consumabilelor;
- verificarea lifturilor;
- verificarea instalațiilor sanitare;
- verificarea instalațiilor electrice;
- verificarea corpurilor de iluminat;
- monitorizarea calității aerului;
- verificarea sistemului de ventilație;
- monitorizarea eficienței energetice;
- monitorizarea solicitărilor chiriașilor;
- coordonarea furnizorilor;
- urmărirea intervențiilor tehnice;
- controlul calității serviciilor;
- verificarea programului de curățenie.
Întrebări frecvente despre administrarea unei clădiri de birouri
Ce servicii include administrarea unei clădiri de birouri?
Administrarea poate include facility management, curățenie profesională, curățenie generală, mentenanță tehnică, acces, consumabile, gestionarea deșeurilor, verificarea instalațiilor și relația cu furnizorii.
Ce înseamnă facility management?
Facility management reprezintă coordonarea serviciilor și activităților necesare pentru funcționarea eficientă a unei clădiri și pentru asigurarea condițiilor necesare persoanelor care o utilizează.
Care este diferența dintre property management și facility management?
Property management se poate concentra mai mult pe administrarea proprietății, chiriași, contracte și aspecte comerciale, în timp ce facility management urmărește funcționarea operațională a clădirii și serviciile necesare utilizatorilor.
Câte clase de clădiri de birouri există?
În piața office sunt utilizate frecvent trei clase generale: A, B și C. Criteriile de clasificare pot varia în funcție de piață și metodologia folosită.
Ce înseamnă birouri clasa A?
În general, birourile clasa A sunt asociate cu proprietăți bine poziționate, dotări moderne, servicii dezvoltate și un nivel ridicat al calității spațiului. Clasificarea exactă depinde însă de criteriile utilizate.
Curățenia face parte din facility management?
Da. Curățenia și igienizarea sunt componente importante ale serviciilor de facility management, alături de mentenanță, acces și alte servicii operaționale.
Cât de des trebuie realizată curățenia generală?
Frecvența depinde de numărul de persoane, trafic, tipul suprafețelor și standardul stabilit pentru clădire. Curățenia generală este de regulă programată separat de întreținerea zilnică.
Cât de des trebuie curățată o clădire de birouri?
Frecvența depinde de suprafață, trafic, numărul de persoane și modul în care este utilizată clădirea. Zonele comune și grupurile sanitare pot avea nevoie de intervenții zilnice sau de mai multe verificări într-o singură zi.
Se poate externaliza administrarea sau curățenia?
Da. Compania poate externaliza integral sau parțial anumite servicii către furnizori specializați, în funcție de modelul de administrare ales.
De ce este importantă eficiența energetică?
Eficiența energetică poate influența costurile operaționale, confortul utilizatorilor și performanța generală a proprietății. Măsurile concrete trebuie stabilite în funcție de caracteristicile tehnice ale clădirii.
Concluzie
Administrarea unei clădiri de birouri presupune mult mai mult decât rezolvarea problemelor tehnice. Facility management, property management și building management reunesc activități care contribuie la funcționarea zilnică a proprietății și la experiența utilizatorilor.
Clasificarea clădirilor, numărul de metri pătrați, eficiența energetică, tehnologiile moderne, instalațiile electrice și sanitare, spațiile comune, sălile de conferințe, curățenia generală și mentenanța sunt elemente care trebuie analizate împreună.
Pentru o clădire de birouri, serviciile de curățenie reprezintă una dintre componentele operaționale cu cea mai mare vizibilitate. Un program adaptat spațiului de birouri, numărului de persoane și activităților zilnice contribuie la menținerea unui mediu de business bine organizat.
Pentru această componentă poți consulta și ghidul complet despre curățenie birouri în București.
